Die richtige Organisation eurer Firmenfeier: von Sommerfest über Weihnachtsfeier bis Firmenjubiläum

Im Laufe eines Eventjahres gibt es immer wieder schöne Anlässe für die Organisation einer Firmenfeier. Sommerfest, Familienfest, Firmenjubiläum, Weihnachtsfeier oder gar ein Betriebsausflug über ein langes Wochenende: Es gibt genügend Gründe, ein Betriebsfest zu planen und eine Party mit den Kollegen zu organisieren.

Einen Überblick über die verschiedenen Arten von Firmenevents und die wichtigsten Tipps für die erfolgreiche Organisation einer Firmenfeier habe ich hier für euch zusammengestellt. Einen ausführliche Checkliste für die Planung eines Firmenevents findet ihr ebenfalls bei uns im Blog.

Ein Firmen-Sommerfest planen

T-Shirt-Wetter, die Sonne scheint von einem strahlend blauen Himmel, abends bleibt es lange hell. Herrlich, oder? Zeit also, ein Sommerfest zu planen! Wie wäre es beispielsweise mit einem Grillfest am See oder Fluss? Ein solches Sommerfest zu organisieren geht sogar vergleichsweise schnell: Grillplatz buchen (frühzeitig!), Grillbuffet mit Grillmeister bestellen, Kollegen einladen, fertig.

Getränke kann man in der Regel auf Kommission beim Caterer beziehen, ebenso Bierzeltgarnituren und Leichtbauzelte (ideal für nicht ganz so tolles Sommerwetter). Sollte das Budget für das Sommerfest etwas kleiner sein, könnt ihr die Kollegen alternativ bitten, etwas Essbares zum Buffet beizusteuern.

Organisation der Firmenweihnachtsfeier

Auch wenn Schnee in unseren Gefilden nicht mehr unbedigt zu Weihnachten gehört, darf eine Firmenfeier bei den meisten Unternehmen nicht fehlen: die Weihnachtsfeier. In festlichem Rahmen kommen die Kollegen zusammen, die Geschäftsführung blickt in einer Rede auf das vergangene Jahr zurück und anschließend wird bis in die frühen Morgenstunden gefeiert. Beim Planen der Weihnachtsfeier solltet ihr darauf achten, dass die Location gut erreichbar ist, damit der Heimweg für die Kollegen nicht zur Hürde wird. Ganz wichtig: Frühzeitig buchen! Beliebte Locations sind oft bereits im Sommer für die Vorweihnachtszeit ausgebucht.

Ideen für die Weihnachtsfeier im Unternehmen

Was erfahrungsgemäß super ankommt, ist eine Cocktailbar, die nach dem Essen eröffnet wird. Damit diese nicht den Kostenrahmen sprengt, empfiehlt es sich, den Mitarbeitern einen Gutschein für einen Cocktail auf den Platz zu legen. Ab dem zweiten Cocktail zahlen die Gäste dann selbst. Ihr findet bei uns im Blog noch weitere Ideen für eine Firmenweihnachtsfeier.

Um die berühmt-berüchtigte Grüppchenbildung zu verhindern, ist es ratsam, im Vorfeld eine Sitzordnung zu erstellen. Damit diese auch eingehalten wird, sollten Namenskarten auf die Tische gestellt sowie im Eingangsbereich der Location eine Namensliste mit den entsprechenden Tischnummern ausgehangen werden. Die Betreiber der Location können hierfür meist eine Staffelei o. ä. zur Verfügung stellen.

Die Musik für den Abend sollte von einem DJ kommen, damit sich niemand aus dem Kollegenkreis um Technik und Musikauswahl kümmern muss. Wir haben für euch ein paar Tipps zusammengestellt, wie ihr den passenden DJ für eure Betriebsfeier findet.

Weihnachten im Januar? Neujahrsfeier als Alternative

Warum statt einer Weihnachtsfeier nicht mal eine Neujahrsfeier veranstalten? Was sich für manch einen erst einmal komisch anhört, hat klare Vorteile: Zum einen ist man als Organisator nicht auf Lücken in den eh meist proppevollen vorweihnachtlichen Terminkalendern der Mitarbeiter angewiesen. Im Dezember möglichst viele Mitarbeiter unter einen Hut zu bekommen, ist in Zeiten von Nikolaus- und Weihnachtsfeiern in Kita, Schule, Verein, Firma des Partners, Familie und Freundeskreis meist ein schwieriges Unterfangen. Findet die Feier jedoch im Januar statt, haben mehr Kollegen die Möglichkeit teilzunehmen – frei von jeglichen vorweihnachtlichen Verpflichtungen.

Zum anderen gestaltet sich auch die Organisation der Firmenfeier einfacher, da die Chance, die Wunschlocation für einen Freitag oder Samstag Abend im Januar zu bekommen, wesentlich höher ist als in der Adventszeit. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass auch eine Neujahrsfeier ein voller Erfolg werden kann und daher auf jeden Fall einen Versuch wert ist!

Die Party zum Firmenjubiläum planen

Ähnlich einer Weihnachts- oder alternativ Neujahrsfeier gestaltet sich auch die Organisation eines Firmenjubiläums. Eine tolle Location, die Geschäftsführung lässt die langjährige Firmengeschichte Revue passieren, viel lecker Essen und Trinken und natürlich ganz viel Musik. Wie bei allen großen Firmenevents lohnt es sich auch bei einem Firmenjubiläum, einen DJ zu engagieren, der bei jeder Gelegenheit für die passende musikalische Untermalung sorgt.

Sie liebt den DJ – wir auch!

Dezente Hintergrundmusik während des Essens, die Fanfare zur Ankündigung des nächsten Programmpunktes, die abschließende Party auf der Tanzfläche mit den vielen unterschiedlichen Musik-Wünschen der Gäste – der DJ ist und bleibt die beste Wahl, wenn es um die musikalische Stimmungsgestaltung bei einer großen Firmenfeier geht. Er hat ein Gespür für die Stimmung im Saal und passt seine Musikauswahl entsprechend an. Außerdem kümmert sich der DJ meist selbst um die Technik und klärt alles dafür Notwendige direkt mit dem Veranstalter – ein Punkt weniger auf der Liste der Dinge, um die ihr euch bei der Organisation von Weihnachtsfeier, Sommerfest und Firmenjubiläum kümmern müsst. Super Sache!

We are family! Ein Familienfest organisieren

Eine tolle Gelegenheit für die Kollegen, ihren Partnern und Kindern einmal den eigenen Arbeitsplatz zu zeigen, bietet sich in Form eines Familienfestes. Dieses findet idealerweise an einem Samstag- oder Sonntagnachmittag im Büro statt. Alles, was es dazu braucht, ist ein wenig Deko, Kinderbespaßung, Softgetränke und Essen für alle.

Kinderbetreuung auf Firmenevents

Das Highlight aller Familienfeste, die ich in den letzten Jahren organisieren durfte, war der Schokobrunnen! Der ist in der Anschaffung recht günstig und bleibt vor allem den Kindern in schöner Erinnerung. Aber auch die Erwachsenen tunken unerlässlich Obst und Löffelbiscuits in die braune Köstlichkeit (oder schlürfen sie auch mal direkt mit dem Strohhalm aus dem Brunnen, wenn kein Kind hinschaut).

Für die Kinderbespaßung haben sich ein Bällebad und eine Mal- und Bastelecke für die ganz Kleinen bewährt sowie ein Luftballonkünstler und/oder Zauberer für alle, die dem Kleinkindalter entwachsen sind. Hier findet ihr ein paar weitere Ideen für Kinderbetreuung auf Events. Ein kleines Abschiedsgeschenk für jedes Kind ist ebenfalls eine super Sache, die die Kinderaugen zum Leuchten bringt.

Drei Stunden Dauer sind für das Familienfest erfahrungsgemäß ausreichend.

Gemeinsam verreisen: Das perfekte Firmenwochenende

Bei meinem letzten Arbeitgeber war DAS Event-Highlight des Jahres immer ein langes Wochenende (Freitag – Sonntag) im Spätsommer, welches Kollegen aller Standorte gemeinsam an einem schönen Ort mit spannendem Programm verbracht haben – auf freiwilliger Basis natürlich.

Als Ziel bietet sich hierfür z. B. eine tolle Stadt wie Amsterdam an, aber auch schöne Gegenden wie der Schwarzwald oder der Bodensee kommen infrage. Wichtig ist, dass die Anreise von allen Standorten aus gut möglich ist und niemand erheblich benachteiligt wird, was die Fahrtzeit angeht. Ziel und Datum sollten wie bei allen großen Events frühzeitig festgelegt werden, da besonders Unterkünfte für große Gruppen eher rar und daher sehr begehrt sind.

Programm für das Firmenwochenende

Die Herausforderung beim Planen eines solchen Firmenevents ist, von Freitag bis Sonntag ein stimmiges und abwechslungsreiches Programm zu organisieren, bei dem alle ihren Spaß haben. Programmpunkte, die z. B. bei uns nicht fehlen durften, waren – neben einem gemeinsamen Abendessen – ein Teambuilding sowie eine Party bzw. ein Discobesuch.

Die Verpflegung muss stimmen

Ein weiterer, aus meiner Sicht sehr wichtiger Punkt ist die Verpflegung der Kollegen. Solltet ihr die teilnehmenden Kollegen mit dem Bus zum Zielort schicken oder sie in einem großen Selbstversorgerhaus unterbringen, gebt ihnen reichlich Essen und Getränke mit. Nichts ist schädlicher für die Stimmung als hungrige und durstige Kollegen! Gerade wenn es sich bei der Unterkunft um ein Ferienhaus handelt, ist es wichtig, vom Frühstück über Mittagssnack bis hin zum gemütlichen Beisammensein nach dem Abendessen an alles zu denken. Die Einkaufsliste kann dann durchaus mal einige DIN-A-4-Seiten lang werden. Für die Busfahrt bieten sich belegte Brötchen für alle, Kekse, Schokolade, Wasser, Cola und Bier sowie – Achtung, Nostalgie – Trinkpäckchen an. Tipp: Große Schokoriegel Spar-Sets (erhältlich u. a. auf worldofsweets.de) lassen die Augen der Kollegen besonders hell leuchten!

Achtung: das Budget!

Um das Budget ein wenig zu entlasten, bietet sich ein Eigenanteil der teilnehmenden Kollegen an. Je nachdem, was an dem Wochenende geboten wird, kann dieser z. B. 35 oder 50 Euro betragen. Oder aber die Kollegen organisieren und zahlen die An- und Abreise selbst, während alle anderen Kosten die Firma übernimmt. Welche Variante zum Tragen kommt, ist natürlich Ermessenssache.

Die Organisation einer Firmenfeier – Freude auf allen Seiten

Ihr seht, die Organisation einer Firmenfeier ist aufgrund der vielen verschiedenen Arten äußerst abwechslungsreich und kreativ. Es ist immer wieder spannend, neue Locations und neue Programmpunkte zu suchen und nach getaner Arbeit das Ergebnis einer rundum gelungenen Planung der Betriebsfeier zu erleben.

Und ganz egal welche Art Firmenfeier ihr zum Organisieren auf dem Tisch liegen habt: Es lohnt sich immer, sich mit viel Herzblut in die Organisation des jeweiligen Firmenevents zu hängen. Denn mal ganz ehrlich: Die Vorfreude der Kollegen und der Spaß, den sie bei einem gelungenen Event haben, ist doch die tollste Belohnung überhaupt!