Event Management Software: Kostenlose und kostenpflichtige Event-Tools im Überblick

Events planen sich nicht von allein. Tatsächlich ist das Eventmanagement eine ganz schön aufwendige Sache, so dass der Eventplaner je nach Größe der Veranstaltung schon mal ins Schwitzen geraten kann. Um euch die Organisation leichter zu machen, könnt ihr zum Glück auf unterschiedliche Eventmanagement-Software zurückgreifen. Wir geben euch einen Überblick über kostenpflichtige und kostenlose Tools, die euch das Planen erleichtern.

Kostenlose bis günstige Party Planer

Asana

Asana ist ein super Tool für die Arbeit an gemeinsamen Projekten wie beispielsweise ein Event. Helfen euch Freunde bei der Planung, könnt ihr mit dieser Software einfach die Aufgaben verteilen, Ideen sammeln und die Produktivität messen. Für Teams bis zu 15 Leuten ist Asana sogar kostenlos.

Cloud-Speicher

Cloud-Speicher sind eine super Sache bei der Eventplanung. Hier könnt ihr wichtige Dokumente abladen und mit eurem Team teilen. Gästelisten, Budgetlisten und sonstige Tabellen sind dann für alle leicht zu erreichen und zu bearbeiten. Zu den bekanntesten Software-Varianten zählen Dropbox und Google Drive.

Evernote

Evernote unterstützt euch vor allem bei der Ideenfindung. Habt ihr ein schönes Bild, das eure Assoziationsketten in Schwung bringt, könnt ihr es einfach in Evernote speichern. Ebenso Notizen und alle möglichen Arten von Inhalten.

Slack

Slack ist ein Team-Messenger, der euch die Kommunikation erleichtert und mit vielen Anwendungen kompatibel ist. In Slack könnt ihr Channels anlegen, Dateien versenden, intern nach wichtigen Schlagwörtern suchen und vieles mehr.

Trello

Endlich gibt es digitale Postits! Mit Trello könnt ihr Boards anlegen, Teams für einzelne Aufgaben erstellen und den Prozess beobachten. Gerade beim Planen von Events bietet euch Trello einen super Überblick. Auch hier können Dateien angehängt und mit den Teams geteilt werden.

Wunderlist

Wunderlist ist eine App, die vor allem eins kann: Listen! Für Listenliebhaber ein absolutes Muss, denn hier könnt ihr eure Listen nicht nur hübsch aufbereiten, sondern auch mit anderen Organisatoren teilen, mit Teilaufgaben versehen und sogar Dokumente anhängen.

Eventsoftware für Fortgeschrittene

Umfangreiche Event Management-Software mit vielen hilfreichen Extras gibt es ebenfalls in Hülle und Fülle. Diese muss noch nicht einmal besonders teuer sein.

Eventzilla

Eventzilla ist eine umfangreiche Eventsoftware, die von der Anmeldung bis zur Bezahlung der Gäste alle möglichen Features bereithält. Eure Gäste können zum Beispiel während der Anmeldung ihre Essenswünsche angeben oder den mobilen Check-In benutzen. Eventzilla ist für euch kostenlos, wenn auch die Veranstaltung für eure Gäste kostenlos ist. Für jeden zahlenden Besucher zahlt ihr einen Euro. Das macht die Preisgestaltung für die Software übersichtlich.

etouches

etouches ist eine sehr umfangreiche Eventsoftware mit hunderten Funktionen in vielen Modulen. Dadurch ist das Tool vor allem für professionelle Eventmanager ein unverzichtbarer Alleskönner. Neben den üblichen Features gibt es auch ein Projektmanagementtool, einen Sitzplanmanager und einige Funktionen für die Hotelbranche. Die Software kann in drei Paketen erworben werden, die unterschiedliche Funktionen mitbringen. Preise bekommt ihr auf Anfrage.

Eventboost

Eventboost bezeichnet sich selbst als DIE Event Management Software. Ein Alleskönner, der übersichtlich und leicht handzuhaben ist und mit dem ihr Events einfach planen und umsetzen könnt. Gäste können per App einchecken und sich online registrieren. Außerdem habt ihr bei internationalen Events die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche in den jeweiligen Sprachen zu gestalten. Die Preise für Eventboost reichen von 290 Euro für einzelne Events bis zu knapp 9.000 Euro im Jahresabo.

Was müsst ihr bei einem Event planen?

Die Wahl der richtigen Eventmanagement-Software steht und fällt natürlich mit dem Event, das ihr plant. Geht es um einen Geburtstag mit ein paar Freunden, sind andere Dinge nötig als bei einer Charity-Veranstaltung. Deshalb müsst ihr euch erst einmal im Klaren darüber sein, wobei euch die Software unterstützen soll.

Termine

Je nach Event muss erst einmal ein Termin gefunden werden. Gerade im privaten Umfeld reicht Doodle vollkommen aus, um einen passenden Termin festzulegen. Bei großen Veranstaltungen werdet ihr den Termin wohl eher vorgeben.

Location

Die richtige Location für eure Veranstaltung zu finden, gehört zu den Basics eines guten Eventmanagers und sollte persönlich vorgenommen werden. Für große Veranstaltungen lohnt sich ein Blick auf EventInc. Hier findet ihr gehobene Eventlocations in der gewünschten Stadt. Von der alten Zigarrenfabrik bis zum Landhaus mit Tagungsmöglichkeit ist so ziemlich alles dabei.

Gäste / Besucher

Auch die Anmeldungen eurer Gäste beziehungsweise Besucher müssen geplant werden: Wie sollen die Anmeldungen verschickt werden – per Post, E-Mail oder Anmeldeformular? Diese Funktion ist zum Glück in allen vorgestellten Tools zur Eventplanung vorhanden.

Budget

Ein wichtiger Punkt ist auch das Budget. Dieser Punkt sollte unbedingt vor Beginn der Planung feststehen, damit ihr euch nicht in unübersichtliche Kosten stürzt.

Verpflegung

Bei vielen Locations kann man den Caterer gleich mitbuchen. Natürlich könnt ihr euch bei kleineren Events auch selbst um Speisen und Getränke kümmern. Findet eure Veranstaltung direkt in einem Restaurant statt, erübrigt sich dieser Punkt direkt.

Musik

Auch ein ganz wesentlicher Bestandteil jeder Veranstaltung ist die Musik. Soll es eine Live-Band sein oder ein DJ? In beiden Fällen müsst ihr den für euer Event passenden „Act“ finden. Auf weltklassejungs.de könnt ihr DJs inklusive Preisen und Bewertungen vergleichen und direkt buchen. Das macht euch die Suche sehr viel leichter.

Mit welcher Event Management Software plant ihr?

Nutzt ihr das heimische Whiteboard oder den Kühlschrank oder seid ihr komplett digital unterwegs, wenn es um die Eventplanung geht? Schreibt uns eure Lieblingstools in die Kommentare!