Ein unvergessliches Firmenevent planen – Checkliste mit 6 Must-Do-Tipps

In Zeiten von Feel-Good-Management und Work-Life-Balance spielt ein Part in der modernen Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle: das Firmenevent. Es gibt kaum eine bessere Möglichkeit für Mitarbeiter, die Kollegen außerhalb der Arbeit in ungezwungenem Rahmen näher kennenzulernen. Wer im Unternehmen für das interne Eventmanagement verantwortlich ist, hat dabei die spannende Aufgabe, abwechslungsreiche Firmenevents zu organisieren, bei denen alle Kollegen Spaß haben und an die sie gerne zurückdenken. Gerade bei einer großen Firmenfeier kommt dabei einiges an Organisation und Arbeit zusammen. Um ein Firmenevent planen zu können, ist eine Checkliste äußerst hilfreich.

In diesem Artikel erfahrt ihr, welche 6 Punkte auf eurer Checkliste für die Firmenfeier auf keinen Fall fehlen dürfen, und wie ihr die einzelnen Punkte so organisiert, dass das Firmenevent zum absoluten Erfolg bei den Kollegen wird.

Firmenevent planen – dank Checkliste gar nicht so schwer

Die wichtigsten Punkte, an denen ich mich als Verantwortliche für das interne Eventmanagement bisher bei jeder einzelnen Organisation einer Firmenfeier orientiert habe, sind:

1. Erstellung Jahresplan für die Firmenevents
2. frühzeitige Location- und Terminfindung
3. Einladung und Teilnehmerliste
4. Ausarbeitung Programmpunkte
5. Zusammenstellung Details für die Teilnehmer
6. Kostenplan

Im Folgenden lest ihr, was ihr bei den einzelnen Punkten beachten müsst, damit bei der Firmenfeier nichts schiefgeht und alle Kollegen auf ihre Kosten kommen.

1. Aller Anfang ist der Eventplan

Am Anfang eines Eventjahres steht in der Regel die Jahres- und Budgetplanung. Im Idealfall wird von der Geschäftsführung ein bestimmter Betrag freigegeben, der dann für das Organisieren von Firmenevents zur Verfügung steht. Im Rahmen dieses Gesamtbudgets könnt ihr nun kleinere und größere Firmenevents planen. Hierbei solltet ihr auf eine gute Mischung aus Action, Kultur, Spiel & Spaß und Party achten, damit für jeden Mitarbeiter etwas dabei ist.

Kleinere Firmenevents können z. B. LaserTag, Bubble Ball, eine besonders ausgefallene Stadtführung, eine Büoparty oder aber ein Spieleabend sein. Unter große Firmenvents fallen wegen des wesentlich höheren Organisationsaufwandes z. B. die klassische Firmenweihnachtsfeier oder ein Firmenjubiläum. Die Events sollten gleichmäßig über das Jahr verteilt sein, damit zwischendurch keine monatelange Durststrecke entsteht, während sich in bestimmten Monaten alles knubbelt und dadurch ein Überangebot entsteht.

2. Der frühe Vogel fängt das Event

Steht nun ein großes Firmenevent wie z. B. die Weihnachtsfeier oder ein Firmenjubiläum auf dem Plan, sollte frühzeitig nach einem Termin und einer geeigneten Location gesucht werden und zwar nach dem Motto: Je früher, desto besser! Möchtet ihr z. B. für die Vorweihnachtszeit eine Firmenfeier organisieren, solltet ihr spätestens im Sommer die Location und ggf. Hotels anfragen (falls auswärtige Gäste erwartet werden)!

Anreise und ggfs. Hotel organisieren

Bei der Auswahl der Location solltet ihr darauf achten, dass diese an den ÖPNV angeschlossen ist, damit sich die Heimreise der Kollegen nicht allzu schwierig gestaltet und nicht immense Taxikosten anfallen. Sollten Kollegen aus anderen Standorten teilnehmen, sollte das Hotel der Gäste nicht allzu weit von der Location entfernt liegen. Ist die Location dennoch eher abgeschieden gelegen, solltet ihr über  die Organisation eines Shuttle-Busses nachdenken. Dieser hat allerdings den Nachteil, dass die Gäste die Feier nur zu bestimmten Zeiten verlassen können und nicht dann, wenn sie eigentlich möchten.

3. Die Sache mit der Neugier

Wenn Termin und Location feststehen und gebucht wurden, sollte zwecks Eruierung der Teilnehmerzahl die Einladung der Kollegen erfolgen. Am einfachsten geht dies per E-Mail. Ich selbst handhabe es gerne so, dass ich in der Einladung für eine große Betriebsfeier die Kollegen durch Nennung der Eckpunkte neugierig mache, die Location und das Programm an sich aber eine Überraschung bleiben. Das trägt zu regem Austausch unter den Kollegen bei, da fleißig gerätselt wird, wo es denn hingehen könnte.

Teilnahme über Online-Tool abfragen

Via Link zu einer Online-Umfrage (z. B. doodle) können die Kollegen ganz einfach ihre Teilnahme zu- oder absagen und ihr selbst könnt dadurch jederzeit den aktuellen Stand einsehen. Des Weiteren könnt ihr aus diesem Online-Formular mit wenigen Klicks im Anschluss an die Firmenfeier die aus steuerlichen Gründen für die Buchhaltung notwendige Teilnehmerliste erstellen.

Hilfe durch Kollegen und Fotos vom Firmenevent

Anhand der Teilnehmerliste könnt ihr auch schauen, wen der Kollegen ihr evtl. um Hilfe vor Ort bitten könnt. Solltet ihr selbst nicht am Event teilnehmen können, ist es immer gut, einen oder zwei  Kollegen vorab einzuweisen, so dass jemand Bescheid weiß, falls an besagtem Tag bzw. Abend der Betriebsfeier etwas bzgl. der Organisation entschieden werden muss. Auch macht es Sinn, einige bei der Firmenfeier anwesende Kollegen zu bitten, Fotos zu schießen, damit das Firmenevent allen in schöner Erinnerung bleibt. Alternativ könnt ihr auch eine Fotobox mieten, in der die Kollegen über den ganzen Abend verteilt gemeinsam Fotos machen lassen können – das sorgt garantiert für gute Unterhaltung und schöne Schnappschüsse.

4. Was geht ab?

Für das Planen einer großen Betriebsfeier ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, welche Programmpunkte die Firmenfeier beinhalten soll. Ganz klassisch sind hierbei der Sektempfang, die Rede der Geschäftsführung mit anschließender Eröffung des Buffets sowie die Party danach. Punkte, die ihr ebenfalls unbedingt vorab klären solltet:

• Soll es eine Sitzordnung geben?
• Ist ein bestimmter Dresscode gewünscht?
• Wer übernimmt die Kosten für die Heimfahrt der Gäste?

Beliebt auf Firmenfeiern: die Cocktailbar

Eine Idee, die immer wieder sehr gut ankommt, ist eine Cocktailbar, die in der Regel nach dem Essen eröffnet wird. Um die Kosten für die Cocktailbar im Rahmen zu halten, kann man mit dem Veranstalter vereinbaren, dass eine bestimmte Anzahl der Cocktails über die Firma abgerechnet und alle darüber hinaus auf Selbstzahlerbasis rausgegeben werden.

Hier spielt die Musik! Ein DJ rockt die Firmenfeier

Wenn man dabei ist, ein großes Firmenevent zu planen, ist ein ganz wichtiger Programmpunkt und somit Teil der Checkliste die musikalische Untermalung. Musik beeinflusst bekannterweise die Stimmung in nicht unerheblicher Weise und daher steigt und fällt die Stimmung der Gäste oft mit der Musik, die bei einer Firmenfeier gespielt wird. Um dabei jedem Gast gerecht zu werden und die Stimmung hochzuhalten, ist die professionelle Unterstützung durch einen DJ die ideale Lösung.

Die Vorteile eines Firmenfeier-DJs

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Ob die dezente Hintergrundberieselung während des Essens oder die Tanzmucke für die Party danach, ein Firmenfeier-DJ hat für jede Gelegenheit das Passende in petto. Da sich keiner der Mitarbeiter den ganzen Abend um Musik und Technik kümmern muss, können alle unbeschwert mitfeiern und auf der Tanzfläche abrocken. Des Weiteren hat der DJ ein Gespür für die Stimmung im Saal und kann entsprechend die Musikauswahl zugunsten einer 1A-Partystimmung immer wieder anpassen. Und dadurch, dass jeder Gast seine individuellen Musikwünsche direkt beim DJ platzieren kann, hat jeder die Chance, genau die Musik zu hören, die ihn in beste (Tanz)Laune versetzt. Gerade bei der Organisation eines großen Firmenevents lohnt es sich also, Budget für einen DJ einzuplanen. Scheut euch hier an, wie ihr den passenden DJ für eure Firmenfeier findet.

Musikalische Alternativen

Für eine kleinere, eher spontane Firmenfeier, wie z. B. eine Büroparty, ist der Einsatz eines DJs wahrscheinlich etwas zu viel des Guten. Alternativ kann ich jedoch folgende Tipps geben: Entweder nimmt sich einer der Kollegen der Musikgestaltung an und übernimmt sozusagen die Rolle des DJs. Nachteil hierbei ist allerdings, dass die Musikauswahl sich wahrscheinlich hauptsächlich am persönlichen Geschmack des Kollegen ausrichten wird, was vielleicht nicht jedem gefallen wird.

Eine super Alternative – und von mir bereits sehr erfolgreich getestet – ist es, knapp 10 Euro in ein Premium-Monatsabo bei Spotify, Deezer oder Co zu investieren. Die Kollegen schicken vorab per Mail ihre Musikwünsche und auf Grundlage dieser Wünsche erstellt ihr ganz leicht die entsprechende Playlist bei Spotify etc. Die Musikwünsche dann noch einmal gut durchmischen und so alle Gäste glücklich machen. Das Gute daran: Die Playlist bleibt auch für künftige Partys im Account gespeichert, selbst wenn ihr das Premium-Monatsabo kündigt. Und bei der nächsten Büroparty wird das Premium-Monatsabo ganz einfach wieder aktiviert.

5. Der große Tag rückt näher

Stehen die Gäste und das Programm fest und die Feier fast vor der Tür, bekommen die Kollegen, die sich angemeldet haben, letzte wichtige Infos zum großen Tag bzw. Abend. Wichtig hierbei sind vor allem Uhrzeit, Treffpunkt, Dresscode und ggf. Informationen darüber, welche Kosten die Firma übernimmt und welche die Kollegen (z. B. Heimfahrt per Taxi, Cocktails). Sollten Kollegen von anderen Standorten an der Feier teilnehmen und entsprechend im Hotel übernachten, ist es in dem Fall eine nette Geste, den Gästen einen Willkommensbrief mit den weiteren Tagesprogrammpunkten und einer Wegbeschreibung auf die Zimmer legen zu lassen.

6. Alle Kosten im Blick

Um bei der Organisation der Firmenfeier jederzeit die Kosten im Auge behalten zu können, solltet ihr einen Kostenplan anlegen, in dem ihr jede einzelne Ausgabe für ein Firmenevent vermerkt. So könnt ihr frühzeitig gegensteuern, falls die Kosten aus dem Ruder zu laufen drohen.

Los geht’s!

Ein Firmenevent zu planen, ist also gar nicht so schwer, wenn man die wesentlichen Punkte auf der Checkliste beachtet. Auch wenn die Organisation einer Firmenfeier mitunter viel Arbeit bedeutet, macht es mir selbst immer immens Spaß, ein Firmenevent zu planen und zu organisieren, denn ich weiß, dass ich meinen Kollegen mit dem Ergebnis eine unbeschwerte Zeit und viel Freude bereite. Und dafür hänge ich mich immer wieder gerne mit viel Energie und Herzblut rein! 

Wie ist eure Erfahrung mit der Organisation eines Firmenevents?

Schreibt in einem Kommentar, welche Punkte aus eurer Sicht auf jede Checkliste einer Firmenfeier gehören.