Die 10 wichtigsten DJ-Fragen für das Vorgespräch mit Kunden

Für eine weltklasse Feier ist die richtige und rechtzeitige Vorbereitung das A und O – sowohl für euch als DJs als auch für denjenigen, der die Party veranstaltet. Natürlich gehört zur Vorbereitung auch, dass ihr und euer Kunde in einem Vorgespräch zur Veranstaltung die wichtigsten Punkte klärt. Aber was genau sollte man vor der Feier miteinander besprechen und zu welchem Zeitpunkt muss der DJ auf den Kunden zugehen? Wir haben uns Gedanken über die 10 wichtigsten Fragen für euer DJ-Vorgespräch gemacht und sie euch in diesem Artikel zusammengestellt.

Diese Fragen solltet ihr als DJs mit euren Kunden vor der Feier klären:

1. Wo genau findet die Veranstaltung statt?

Auch wenn die Adressangaben zur Location meistens vom Kunden in der Buchungsbestätigung angegeben sind, solltet ihr diese nochmals bei einem Kunden-Gespräch abgleichen. So könnt ihr versehentliche Falschangaben, Zahlendreher oder kurzfristige Änderungen durch den Kunden vermeiden und steht am Veranstaltungstag nicht vor der falschen Location. Auch wichtig: Wie sieht es mit der Größe des Raumes aus? Und: Wie ist die Beschaffenheit der Location? Handelt es sich um eine Scheune, einen Ballsaal, eine Kneipe, ein Wohnzimmer, eine Almhütte oder evtl. um ein Schiff? Es gibt so viele außergewöhnliche Partylocations, auf die ihr als DJs vorbereitet sein solltet.

Auch die Zufahrt mit dem Auto sollte geklärt sein, um die DJ-Technik unversehrt zur Veranstaltung bringen zu können. Findet die Feier draußen statt, muss die Technik vor Regen geschützt werden können, damit ihr die Voraussetzungen eurer Equipment-Versicherung erfüllt. Oft verweisen Kunden auch auf den Inhaber des Veranstaltungsortes. Dieser hat in den meisten Fällen viel Erfahrung mit gebuchten DJs in seinen Räumlichkeiten und kann euch sicher hilfreiche Tipps geben. Nach dem Veranstaltungsort und dessen Besonderheiten solltet ihr euch gleich beim ersten Gespräch erkundigen. Da viel Zeit zwischen Buchung und Veranstaltungsdatum liegen kann, lasst euch die Angaben auch unbedingt nochmal einige Wochen vor der Feier bestätigen.

2. Welche Musik soll gespielt werden?

Über Musikgeschmack lässt sich ja bekanntlich streiten. Aber dies sollte nicht während der Veranstaltung der Fall sein. Ein ausführliches Gespräch mit dem Kunden über die gewünschten Musikrichtungen, bestimmte Wunschlieder oder auch NoGos ist absolut wichtig, am besten schon im ersten Kundengespräch: Stimmen eure Musikschwerpunkte mit den Vorstellungen des Kunden überein? Ist das geklärt, könnt ihr weitere Details rund um die Musik besprechen.

Klärt unbedingt auch, wie ihr vorgehen sollt, wenn sich Gäste NoGo-Lieder wünschen. Spielen oder nicht spielen? Wie sieht es mit internationaler Musik aus? Eventuell kann euch der Kunde besondere Lieder zur Verfügung stellen. Bei Hochzeiten dreht sich viel um den Hochzeitstanz. Auch hier ist die Klärung des Ablaufs und der musikalischen Begleitung durch den DJ äußerst wertvoll. Kunden sind für Vorschläge und Tipps durch den DJ meist dankbar, denn: Ihr habt viel Erfahrung und könnt eure Kunden gut beraten.

3. Welche Technik wurde gebucht?

Euer Kunde hat bei der Buchung eines der Technikpakete je nach Anzahl der Gäste ausgewählt oder euch ohne Technik gebucht. Da das gebuchte Technikpaket immer ausreichend Licht- und Tontechnik beinhalten muss, ist eine detaillierte Aufführung der DJ-Technik für den Kunden sehr wertvoll. So kann er entscheiden, ob er ggf.  zusätzliche Lichttechnik buchen möchte, ob die Tontechnik für die Raumgröße ausreichend ist oder ob weitere Extras wie Nebelmaschine oder Karaoke-Anlage interessant sind.

Wichtig ist, dass der Kunde weiß, mit welcher Ton- und Lichttechnik er auf seiner Feier rechnen kann, und keine unangenehmen Überraschungen am Tag der Veranstaltung auftreten. Als DJ solltet ihr auch mögliche Vorgaben der Location an eure Technik klären, z. B. ob Nebelmaschinen erlaubt sind oder ob es bestimme Limits für die Lautstärke gibt.

4. Wann und wo soll die Technik aufgebaut werden?

Kunden erhalten von uns die Information, dass je nach Größe der Anlage und der Location der DJ für den Aufbau in der Regel 1 bis 1,5 Stunden benötigt. Die Aufbauzeit verkürzt nicht die gebuchte Spieldauer und ist im Preis inklusive, sofern der Aufbau unmittelbar vor Spielbeginn erfolgen kann und keine Pausenzeiten zwischen Aufbau und Spielbeginn entstehen. Klärt mit euren Kunden, wann genau die Musik starten soll, und macht ihm deutlich, dass der Aufbau während der Veranstaltung stören würde. Empfehlenswert ist daher immer der Aufbau vor dem Eintreffen der Gäste.

Für euer DJ-Pult sollte natürlich ausreichend Platz verfügbar sein. Teilt euren Kunden mit, wieviel Platz ihr ungefähr benötigt und dass die Boxen möglichst zentral im Raum ausgerichtet werden müssen. Und ganz wichtig: Ohne Strom keine Musik. Geht also sicher, dass es an eurem vorgesehen Platz einen Stromanschluss gibt.

5. Wie ist der Ablauf der Veranstaltung?

Jede Veranstaltung ist einzigartig und hat ihren ganz eigenen Ablauf. Wann beginnt die Feier? Ist ein Ende geplant oder nicht? Gibt es bestimmte Programmpunkte? Wann findet das Essen statt? Oft können Veranstaltungen nicht bis ins kleinste Detail geplant werden, dennoch gibt es einen groben Ablauf, der vorher festgelegt wird – ob bei Hochzeiten von den Trauzeugen oder bei Geburtstagen durch das Geburtstagskind.

Für euch ist es definitiv hilfreich, wenn ihr rechtzeitig über das Programm Bescheid wisst. So könnt ihr durch eure Erfahrung Tipps geben, wenn z. B. zu viele Acts oder zu eng getaktete Programmpunkte geplant sind. Immerhin ist es eine Herausforderung, die Gäste nach jeder Unterbrechung wieder auf die Tanzfläche zu bekommen. Dies sollte dem Kunden bei der Planung des Programms bewusst sein sollte.

6. Gibt es eine bestimmte Kleiderordnung?

Aus der Veranstaltungsart geht bereits hervor, um welchen thematischen Rahmen es sich bei der Buchung handelt. Allerdings kann z. B. eine Hochzeit als klassische Feier in einem Schloss oder als Gartenparty in einer Grillhütte stattfinden. Das kommt immer auf die Interpretation und die Wünsche des Kunden an. Oder eventuell handelt es sich bei einem Geburtstag um eine Motto-Party, auf die ihr euch zumindest ein wenig vorbereiten und einstellen könnt. Somit ist die Frage nach der Kleiderordnung durchaus wichtig. Andernfalls kann es für den DJ sehr unangenehm sein, wenn es sich um eine legere Gartenparty handelt und er als einziger im Anzug auftaucht. Also fragt nach und schon ist dieser Punkt geklärt.

7. Ist Verpflegung inklusive?

Leider ist nicht immer klar, ob auch ihr als DJ euch am Buffet bedienen dürft oder nicht. Um unangenehme Situationen vor Ort zu vermeiden, fragt euren Kunden im Vorgespräch, ob ihr am Essen teilnehmen könnt und wie es mit euren Getränken während der Veranstaltung gehandhabt wird. In den meisten Fällen kommt der Kunde für die Verpflegung auf, zumindest für nichtalkoholische Getränke sollte gesorgt sein. Dennoch ist es wichtig zu wissen, in welchem Rahmen. Anschließend könnt ihr entscheiden, ob ihr euch noch selbst etwas mitnehmt.

8. Wie ist der Altersdurchschnitt der Gäste?

Natürlich kann man nicht sagen, dass nur ältere Menschen gerne Schlager hören und junge gerne Charts und Hip Hop. Dennoch ist es für euch gut zu wissen, wie alt die Gäste im Durchschnitt sind. Handelt es sich um einen 80. Geburtstag mit vielen älteren Gästen, ist die Musikauswahl und auch der Ablauf der Veranstaltung doch oft anders als auf einer Geburtstagsfeier zum 18. Zudem ist die Info hilfreich, ob auch Kinder anwesend sind. Soll musikalisch auch auf diese eingegangen werden? Gibt es auch Einschränkungen bei der Lautstärke? Zum Beispiel während des Essens oder eben wegen der Kinder?

9. Gibt es noch besondere Wünsche?

Gibt es irgendetwas Besonderes, was z. B. nichts mit dem musikalischen Ablauf, der DJ-Technik oder auch der Musikauswahl zu tun hat? Eine spezielle Überraschung, die geplant ist und die der DJ in irgendeiner Form unterstützen soll? Ist vielleicht eine Livemusik-Performance seitens des DJs gewünscht? Könnt ihr bei der Auswahl des Fotografen oder einer Fotobox behilflich sein? Wird eine andere Dienstleistung benötigt, bei der der DJ durch Erfahrung und Connections unterstützen kann? Fragt eure Kunden, mit welchem Service ihr bei den Vorbereitungen noch helfen könnt.

10. Wie halten DJ und Kunde Kontakt bis zur Veranstaltung?

Alle weltklassejungs-DJs sind angehalten, sich innerhalb von 48 Stunden nach Buchungsannahme bei ihren Kunden zu melden und wenn möglich ein erstes Telefongespräch zu führen. Wenn die ersten wichtigen Dinge und Fragen zwischen euch und dem Kunden geklärt sind, solltet ihr einen Termin für das nächste Gespräch festlegen. Ist dies aus Sicht des Kunden nicht notwendig, stellt klar, wie er euch wann am besten kontaktieren kann. Es ist für beide Seiten wichtig zu wissen, wie und wann DJ oder Kunde bei Bedarf zu erreichen sind, denn das bringt Sicherheit und Vertrauen für beide Parteien.

Wenn ihr auf eine Nachricht oder eine Frage eines Kunden nicht sofort reagieren könnt, schreibt ihm wenigstens, dass ihr die Nachricht erhalten habt und euch schnellstmöglich bei ihm meldet. Ansonsten kann es leider passieren, dass Kunden stornieren und angeben, dass der DJ bei Anfragen nicht reagiert.

Welche Fragen stellt ihr euren Kunden im Vorgespräch?

Was denkt ihr über unsere 10 Fragen für das DJ-Vorgespräch? Stellen diese für euch auch die wichtigsten Aspekte für die Vorbereitung dar? Oder fehlen eurer Meinung nach aus eigener Erfahrung noch weitere Punkte? Wir freuen uns über jeden Kommentar, Tipp und weiteren wichtigen Vorbereitungspunkt.