Der Erfolg einer guten Hochzeit beginnt mit der Vorbereitung!

In diesem Experten-Artikel gibt DJ Ian Turner einige Orientierungshilfen für DJs, um eine erfolgreiche Party zu planen und zu betreuen. Der Fokus liegt dabei auf Hochzeiten und wie man diese professionell von Anfang bis Ende begleitet.

Die ersten Schritte

• Erstkontakt: Sobald die Absichtserklärung eines Kunden in Form einer Buchung erfolgt ist, sollte man sich stets um einen zeitnahen Erstkontakt bemühen. Ich habe selbst geheiratet und weiss daher aus eigener Erfahrung, dass die Organisation einer Hochzeitsfeier in viele Kleinprojekte aufgeteilt wird. Ziel dieses Erstkontaktes ist es sich einen groben Überblick über die Planung der Feier zu verschaffen. Besonderheiten der Location, Auf-und Abbauzeiten, die ungefähre Gästezahl und grobe Genrevorgaben. Mehr kann und sollte zu diesem Zeitpunkt noch nicht unbedingt geklärt sein, da sich ja noch viel ändern kann.
• Vertrauen: In der Regel biete ich das „Du“ an, das stärkt das Vertrauen und hilft bei der Zusammenarbeit. Eine Hochzeitsfeier ist immerhin eine sehr persönliche Angelegenheit. Das sollte man sich gerade als DJ zu Herzen nehmen.
• Besichtigung: Ideal ist eine Vorort-Besichtigung der Location, um einen guten Überblick über Parkmöglichkeiten und Ladewege zu haben. Manchmal muss man eine beachtliche Distanz zurücklegen – inklusive Treppen, falls es keinen Fahrstuhl gibt.

Diese Fakten zum Zeitpunkt der eigenen Vorplanung zu kennen, wird die Vorbereitung und Arbeit vor Ort erheblich vereinfachen. Zum Ende des Erstkontaktes lasse ich mir die kompletten Kontaktdaten noch einmal geben und ich lege den Termin mit entsprechenden Notizen in meinem Kalender an. Ich gebe dem Brautpaar noch zwei Aufgaben bis zum nächsten Gespräch mit auf den Weg:

1. Die Weitergabe meines Kontaktes an alle, die einen Beitrag zur Feier zusteuern möchten. Mehr dazu findet ihr weiter unten im Artikel.
2. Eine Aufstellung einer persönlichen TOP 20 – Das können Lieder sein, mit denen das Brautpaar besondere Momente verbindet oder einfach nur gern hat.

Das zweite Gespräch

Man sollte immer ein zweites Gespräch kurz vor der Feier einplanen. Dann steht sowohl die genau Gästezahl als auch die Tischordnung fest, außerdem sind dann auch andere Bestandteile wie das Essen oder Aktionen fest integriert. Idealerweise haben sich bis dahin diejenigen Personen bei mir gemeldet, die Beiträge geplant haben. Musikbeiträge, Strom- und Tonleitungen für Beamer-Beiträge oder Lichtshows sind im besten Fall bereits geplant und besprochen worden. Gegebenenfalls kann man beim zweiten Gespräch noch Nachträge hinzufügen. In diesem Rahmen rate ich sowohl dem Brautpaar, als auch allen anderen, jegliche Beiträge VOR den Eröffnungstanz zu legen. Eine Party sollte eine Party sein und daher möglichst nicht von Beiträgen, Reden oder Spielen unterbrochen werden. Der Kunde ist zwar König, aber das hilft ihm hinterher auch nicht, wenn die gute Stimmung andauernd unterbrochen wird. Beim zweiten Gespräch füllen wir ausserdem den zeitlichen Rahmen mit Musik. Empfang, Essen und auch die Party wird gemeinsam mit dem Kunden abgesprochen. Mit „gemeinsam“ meine ich natürlich auch die zukünftigen Eheleute „zusammen“.

Ich habe es schon erlebt, dass der Bräutigam mit mir Repertoire besprochen hat, welchem die Braut überhaupt nicht zugestimmt hat.

Am Tag der Hochzeit

Am Tag der Veranstaltung baut man in der Regel auf, bevor der erste Gast kommt. Das ist für einen selbst genauso von Vorteil, wie für die Gäste und Gastgeber. Sobald die ersten Gäste kommen, versuche ich, aus der Zusammensetzung der Gäste und den Repertoirevorgaben des Brautpaares die Playlisten und den Ablauf zu verfeinern. Dies kann man anhand folgender Fragen tun:

• Wie stark ist die Elterngeneration vertreten, sind viele Senioren da?
• Wie stark ist die Generation des Brautpaares vertreten?
• Gibt es Kinder, die man berücksichtigen kann und sollte?

Je älter das Publikum ist, desto eher fallen aktuelle Charts weg. Umgekehrt kann bei einem vorwiegend jüngeren Publikum nicht jeder etwas mit „Klassikern“ anfangen. Musikwünsche berücksichtige ich natürlich gern, weise jedoch darauf hin, dass es manchmal auch etwas dauern kann, bis das Lieblingslied gespeilt wird, um keine zu harten Brüche zu machen.

Ich halte nicht viel von Moderation, aber zum Eröffnungstanz bitte ich die ganze Hochzeitsgesellschaft, sich um das Brautpaar im Kreis zu stellen. So ist die Tanzfläche zu Beginn der Party stets gut gefüllt.

Vor dem Eröffnungstanz erhöhe ich in der Regel (selbstverständlich dezent) das Tempo, um die Reaktionen einzuschätzen. Wer jetzt mitwippt wird später dazu tanzen. Ich halte nicht viel von Moderation, aber zum Eröffnungstanz bitte ich die ganze Hochzeitsgesellschaft, sich um das Brautpaar im Kreis zu stellen. So ist die Tanzfläche zu Beginn der Party stets gut gefüllt. Anschliessend beginnt der spannende Teil, in dem es darauf ankommt, die Stimmung hoch zu halten. Das ist von Gesellschaft zu Gesellschaft und auch von externen Faktoren abhängig. Während lauer Sommernächten zieht es viele nach draussen. Es gibt auf Feiern aber auch keine Songs, die immer funktionieren. Zum Beispiel „Atemlos“ oder auch „Time of my Life“: Auf einer Feier bebt die Tanzfläche, auf einer anderen fegt man innerhalb Minuten ebendiese leer. Eine richtig gute Party ist eine Vielzahl von Einflussfaktoren unterworfen, auf die man als DJ nicht unbedingt Einfluss hat. Wenn man jedoch die vorherigen Absprachen mit spontan geäusserten Musikwünschen kombiniert, die Reaktionen des Publikums liest und schnell reagiert, dann kann man in den allermeisten Fällen sagen, dass es eine mehr als gelungene Party wird.

Die letzte Stunde

Die anstrengendste Zeit ist meiner Meinung nach die letzte Stunde der Party. Eltern und Familie haben die Feier zu diesem Zeitpunkt bereits verlassen und der „harte Kern“ ist noch übrig. Oft ist zu dieser Zeit schon viel Alkohol im Spiel. Da muss man sehr sensibel reagieren. Es kommt vor, dass Gäste ohne Hemmungen und oft lautstark Musikwünsche äussern. Frauen möchten eher souliger, funkiger tanzen und die Männer rockiger und härter. Ich löse dieses Problem indem ich in „Wellen“ auflege: Zuerst kommt ein Spannungsaufbau, anschließend spiele ich ungefähr 30 Minute lang alles von funkig bis hart und wiederhole diese Welle mit anderen Songs. Eine große Hilfe ist auch hier die Repertoiredefinition, die beim ersten und zweiten Vorgespräch mit dem Brautpaar besprochen wurde. So ist für jede(n) etwas dabei. Ungefähr 15 Minuten vor Ablauf der Buchungszeit wird dann mit den Kunden noch einmal besprochen, ob das Ende vorbereitet werden soll, oder es noch eine Extrastunde geben wird. Wenn der harte Kern nicht mehr tanzt, fange ich an, zumindest das Licht abzubauen und zu verpacken. So werden dann auch dezente Signale gesetzt, dass selbst die beste Feier irgendwann ein Ende hat. Die meisten Paare sind erleichtert, dass nicht sie diesen Impuls setzten müssen.

Dieser Experten-Artikel stammt von DJ Ian Turner. Seit über 20 Jahren beschallt er mittlerweile Veranstaltungen im In- und Ausland. Bei seinen Veranstaltungen handelt es sich häufig um Club Events, Produktpräsentationen, Hochzeiten und Firmenfeiern. In diesem Jahr feiert er 20jähriges DJ Jubiläum.